Co zrobić w sytuacji , gdy nasz główny księgowy będzie nieobecny w pracy przez dłuższy czas?

Istnieje kilka rozwiązań tego problemu. Pierwszym rozwiązaniem jest zatrudnienie pracownika na umowę o pracę na zastępstwo, jednak wiąże się to z dużym ryzykiem czy będzie to osoba kompetentna. Wysoko wykwalifikowany personel niechętnie zawiera umowy na zastępstwo, poza tym trudno zweryfikować  jego kwalifikacje w tak krótkim okresie. Należy pamiętać, iż zatrudniając głównego księgowego na etacie odpowiedzialność za księgowość firmy spoczywa na kierowniku jednostki  a w konsekwencji zatrudnienia nieodpowiedniej osoby zawsze może stracić na tym firma.
Chcąc się uwolnić od odpowiedzialności dobrym rozwiązaniem jest powierzenie księgowości innemu podmiotowi,  niepowiązanemu z przedsiębiorcą stosunkiem pracy, czyli skorzystać z obsługi zewnętrznej. Może ona polegać na tym, że pracownicy istniejącego działu księgowości zajmują się księgowaniem zdarzeń gospodarczych tak jak dotychczas, zaś nadzór księgowy przejmuje firma zewnętrzna: kancelarii doradcy podatkowego bądź biuro rachunkowe.
Istnieje jeszcze jeden wariant – można całą księgowość zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Jednak wybierając podmiot zewnętrzny należy uwagę zwrócić na to czy posiada on wymagane uprawnienia Ministra Finansów do usługowego prowadzenia biura rachunkowego ( certyfikat księgowego) lub jest wpisany na listę Krajowej Izby Doradców Podatkowych oraz czy posiada ubezpieczenie OC swojej działalności.
Zlecając prowadzenie księgowości na zewnątrz  doradcy podatkowemu lub księgowemu z certyfikatem podczas nieobecności głównego księgowego będzie możliwość wyboru optymalnego wariantu księgowości dla firmy na przyszłość.
Minusem całkowitego prowadzenia księgowości przez podmiot zewnętrzny jest brak dostępu do wszystkich dokumentów na bieżąco, aczkolwiek temu problemowi można w inny sposób zaradzić, w imię szeregu korzyści, które firma zyska. Można do nich zaliczyć: przeniesienie ryzyka popełnienia błędów na odrębny podmiot; obsługa sprawowana jest w sposób ciągły; obniżenie kosztów obsługi księgowej poprzez m.in.  redukcję zatrudnienia, urządzeń biurowych, programów, kosztów eksploatacji; poprawę jakości usług księgowych poprzez kompetentną obsługę wysokiej klasy specjalistów.
Korzystając z zewnętrznego podmiotu firma może skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.