Właściciel firmy, który zdecyduje się na wysyłanie deklaracji przez Internet, powinien wyznaczyć osobę mającą uprawniona do podpisywania e-deklaracji. Wówczas jest zobowiązany utworzyć dla niej pełnomocnictwo na formularzu UPL-1, który musi wpłynąć do urzędu skarbowego jeszcze przed wysłaniem pierwszej e-deklaracji.Elektroniczna forma, w porównaniu z tradycyjną metodą rozliczeń, wydaje się tańsza. Szybsze jest przygotowywanie takich deklaracji, zredukowane są koszty drukowania, kopertowania, wizyty na poczcie lub w urzędzie skarbowym. Jednak korzystanie z takiego rozwiązania nie jest całkowicie bezpłatne. Aby pełnomocnik mógł podpisywać e-deklaracje w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, musi posiadać tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, który weryfikowany jest przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Posługiwanie się podpisem elektronicznym wymaga jednak zakupu specjalnego sprzętu: czytnika kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym oraz  karty kryptograficznej z ważnym e-podpisem. Standardowy zestaw to jednorazowy wydatek  brutto około 300 zł oraz później koszty odnowienia certyfikatu.  Sprzęt do posługiwania się e-podpisem można zakupić obecnie u pięciu podmiotów certyfikacyjnych a znaleźć ich można na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Należy tutaj dodać, iż pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji może być w każdej chwili odwołane przez każdą ze stron. Takie zawiadomienie informujące składa się na formularzu OPL-1 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników.