Co zrobić, gdy moje dokumenty uległy zniszczeniu podczas pożaru?

Przepisy zobowiązują przedsiębiorców do prowadzenia właściwych ksiąg podatkowych. Są to np.: księgi rachunkowe, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów oraz odpowiednie ewidencje i rejestry. Do obowiązków podatnika zalicza się także gromadzenie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji. Dowody źródłowe należy przechowywać  przez ustawowo określony czas, przede wszystkim na potrzeby kontroli podatkowych, choć nie tylko. Nieprawidłowości w księgach grożą konsekwencjami ze strony fiskusa, jak również sankcjami karnymi skarbowymi. Od obowiązku prowadzenia dokumentacji nie ma wyjątków, dlatego firmowe archiwum trzeba należycie zorganizować i zabezpieczyć.Niestety zdarzają się sytuacje losowe, niezawinione i nieprzewidziane przez podatnika, takie jak: klęski żywiołowe, powodzie, pożary, katastrofy budowlane itp. W wypadku, gdy dokumentacja podatkowa zostanie zniszczona, zgubiona lub skradziona podatnik musi ją szybko i wiernie odtworzyć. Przepisy nie nakazują powiadamiać urzędu skarbowego o utracie dokumentów. Aczkolwiek warto to zrobić, na wypadek ewentualnej kontroli, czynności sprawdzających lub postępowania podatkowego. Dodatkowo można sporządzić protokół strat. W celu odtworzenia zawartości ksiąg podatkowych, należy przede wszystkim zwrócić się do kontrahentów, z prośbą o wystawienie duplikatów faktur i rachunków. Niektóre kopie dokumentów, np. deklaracje można uzyskać od urzędu skarbowego.Gdy utracone, nie z winy podatnika, dokumenty źródłowe dotyczyły bieżących rozliczeń, istnieje możliwość wnioskowania o odroczenie terminu złożenia deklaracji. Warto pamiętać, że przepisy przewidują odroczenie tylko w sytuacjach uzasadnionych istotnym interesem publicznym albo interesem podatnika. Należy również dodać, że wniosek trzeba przekazać do urzędu przed upływem terminu do złożenia deklaracji. Jeżeli podatnikowi uda się uzyskać odroczenie, to termin uiszczenia podatku także zostanie przesunięty do momentu wskazanego w decyzji organów podatkowych.Bieżącą deklarację można sporządzić wyłącznie na podstawie posiadanych (odzyskanych) dowodów księgowych. Natomiast braki we wcześniejszej dokumentacji, mogą skutkować koniecznością skorygowania zeznań za poprzednie okresy, a także odpowiednie uregulowanie podatku. Zatem należy dołożyć wszelkich starań, aby odzyskać wszystkie utracone dokumenty. Zdarza się, że na skutek niekompletności ksiąg podatkowych, urzędnicy podejmują decyzję, aby podstawę opodatkowania ustalić poprzez oszacowanie. Jest to rozwiązanie nieprecyzyjne i często niekorzystne dla podatnika.