Jaką odpowiedzialność ponoszę za błędy popełnione przy wystawianiu faktur?

Z obowiązkiem wystawienia faktur wiąże się ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowość. Konsekwencje błędów ponosić może zarówno wystawca faktur (np. właściciel firmy), jak i osoby odpowiadające za prawidłowość dokumentowania i rejestrowania, zajmujące się sprawami gospodarczymi w przedsiębiorstwie. W niektórych przypadkach sąd orzeka współodpowiedzialność osób, które źle wystawiły fakturę. Nie wystawianie faktur wbrew obowiązkowi lub wadliwe ich wystawianie podlega karze grzywny zgodnie z przepisami kodeksu karnego skarbowego i jest przestępstwem. Za błędy mniejszej wagi grozi kara za wykroczenia skarbowe.

Podstawowym sposobem poprawiania pomyłki jest wystawienie faktury korygującej. Gdy omyłkowo została wystawiona faktura dokumentująca zdarzenie przyszłe, które nie doszło do skutku, sporządzenie korekty w tym samym okresie rozliczeniowym uchroni przed negatywnymi skutkami. Jeżeli zaś błąd będzie polegał na wykazaniu wyższej kwoty podatku należnego lub wykazaniu kwoty podatku, mimo że sprzedaż jest zwolniona, wystawca faktury jest zobowiązany do zapłaty VAT ujętego na fakturze, niezależnie od przyczyny a nawet nie będąc czynnym podatnikiem. Należy zatem pamiętać, ze skutki błędów dotyczą zarówno wystawców jak i odbiorców faktur. Gdy nabywca zauważy pomyłkę dotyczącą jego danych, powinien wystawić notę korygującą.

Faktura powinna stanowić potwierdzenie sprzedaży i zawierać niezbędne elementy, przede wszystkim: dane sprzedawcy i nabywcy, datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, wartość netto, stawkę i kwotę podatku, wartość brutto, czyli kwotę należności oraz termin i sposób płatności.

Każdy księgowy czy doradca podatkowy ma obowiązek sprawdzić wszystkie dokumenty księgowe, w tym faktury pod względem formalnym, rachunkowym i często merytorycznym. W razie zauważenia błędu musi być wystawiona faktura korekta bądź nota korygująca.